Difficultés dans le déploiement d’une solution SIRH : expériences clients

Au sein de notre solution SIRH, HRMAPS, bien que totalement convaincus de la pertinence de nos outils SIRH, développés et déployés chez nos clients, nous nous permettons d’analyser avec humilité et modestie les difficultés rencontrées dans nos différents déploiements depuis plusieurs années. Que ces difficultés soient propres à nos outils que nous faisons évoluer constamment pour répondre à vos attentes, et/ou dans les conditions de déploiement au sein de l’éco-système de nos clients, il nous semblait important de porter à votre attention, les incontournables questions à se poser pour garantir la mise en production la plus rapide et la plus efficiente d’un SIRH.

Nous allons aborder ces différents éléments sous 5 points clé : Maturité RH, Architecture, Bases de données, Accessibilité et Disponibilité.

La maturité RH et les ambitions

Notre solution SIRH HRMAPS, comme d’autres sur le marché, permet un grand nombre de fonctionnalités, qui sont de nature, lors des démonstrations (mais aussi des 1ères phases de déploiement), à faire rêver nos interlocuteurs RH en termes d’optimisation voire de création de processus RH automatisés. Néanmoins, nous constatons bien souvent des ambitions sur « le papier » qui dépassent de très loin la maturité RH des processus à date chez les clients. Il est souvent compliqué de mener en même temps un déploiement, une démarche de création de nouveaux processus RH ainsi qu’une mise à plat des processus existants. En effet, nous recommandons une progression en 2 étapes :

L’architecture

Concernant l’architecture envisagée, nous sommes ici dans un des obstacles les plus récurrents dans nos déploiements. Nommé aussi « Urbanisation » pour définir la notion de flux entre les outils existants et le nouvel arrivé, cette réflexion en amont doit être la plus aboutie possible.

Tout d’abord, le type d’architecture à envisager :

Pour exemple, dans le 2ème ou 3ème cas, nous sommes souvent confrontés à la notion de Master, à savoir quel logiciel « prend le pas » sur les autres. Il faut savoir qu’il est courant que le Master désigné au départ d’un déploiement change finalement au cours du projet. Cela entraîne moultes modifications qui peuvent devenir onéreuses et/ou générer des retards conséquents.

À cela, peut s’ajouter le périmètre de l’architecture comme l’international ou non. Celui-ci modifie là encore grandement le projet, notamment si cela n’est pas prévu dans le cahier des charges et anticipé dans le choix du bon outil.

Les bases de données disponibles

Dans le déploiement d’une solution SIRH, la présence et la qualité des données à intégrer sont comme le carburant pour un très beau véhicule que vous venez d’acquérir. Sans lui, la voiture restera au garage !!

Si nous prenons l’angle de la gestion administrative du personnel, nous pouvons citer les données collaborateurs, par exemple :

Si nous souhaitons structurer la partie compétences pour nourrir les entretiens annuels, nous aurons besoin d’un référentiel de compétences. Celui-ci doit pouvoir connecter les compétences aux bons intitulés de postes avec les bons matricules, …

Enfin, 3ème exemple, si nous souhaitons avoir dans l’outil les historiques de formation des collaborateurs, notamment pour effectuer une évaluation à froid lors de l’entretien professionnel, il nous faudra fournir un Excel de base de données extrêmement précis et exhaustif des actions de formations remontant sur 3 à 6 ans.

Notre constat récurrent, est souvent la mauvaise qualité des bases de données, soit en extraction automatique d’un logiciel de paie peu renseigné (ou ne respectant pas l’arborescence des entités ou postes souhaitée dans le SIRH), ou la présence de données uniquement sous format papier. Ces bases demandent ainsi un temps considérable pour les « transformer » en un fichier de base de données exploitable !

Autre obstacle possible : la définition de l’accessibilité à l’outil. À ce sujet, nous posons 3 questions fondamentales à nos clients :

Ici, nous interrogeons nos clients sur deux dimensions :

Par exemple, si vous ne désirez pas donner l’accès aux collaborateurs, déployer une solution SIRH avec moins de fonctionnalités et un design moins ludique est entendable. Par contre, si vous changez de décision en cours de mise ne place de la solution SIRH, le projet risque d’être particulièrement modifié dans le déploiement, mais aussi dans le volume de formation à la prise en main, dans le changement de posture des managers qui passeront d’utilisateurs finaux à un rôle de keys user pour accompagner leurs collaborateurs dans leur appropriation de l’outil, …

Enfin, l’une des difficultés récurrentes de nos déploiements, est la sous-estimation du temps mobilisé pour les acteurs internes sur le projet de déploiement. N’oubliez pas que vos Chefs de projets SIRH HRMAPS ne peuvent se substituer à votre rôle de pilote interne, nous avons ainsi besoin de :

Nous avons constaté bien des fois, des dérapages dans les projets, faute de temps de nos interlocuteurs pour des phases clé du déploiement, faute de système décisionnel performant pour trancher sur des préconisations, ….

La réussite d’un projet de déploiement d’une solution SIRH n’est que le savant dosage entre la pertinence de l’outil au regard des besoins, la capacité de compréhension et d’adaptation de votre environnement par les Consultants SIRH, l’efficacité de la gestion de projet de ces derniers, mais aussi un niveau important de proximité, de fermeté dans les décisions et priorités, de maturité et d’investissement de la part de nos clients tout au long du projet.