Pourquoi la GEPP ? Et comment l’optimiser dans l’entreprise ?
La compétence est la clé de voûte de toute organisation. C’est le capital le plus précieux et le moteur de toute activité. Les entreprises doivent la préserver et la développer et équilibrer entre les compétences existantes dans l’entreprise et celles requises dans un environnement de plus en plus concurrentiel. Pour cela, l’élaboration d’une stratégie de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, communément appelé la GEPP, s’avère obligatoire.
La GEPP, c'est quoi ?
Inscrite dans la réglementation française depuis 2017, la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) est un concept relativement récent qui vient remplacer la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC). La GEPP désigne une démarche qui comprend un ensemble de pratiques visant à centrer l’évolution de l’entreprise sur l’humain en s‘appuyant sur tous les aspects de la compétence (savoir, savoir-faire et savoir-être) acquise par le personnel au sein de l’entreprise, dans des entreprises antérieures ou même individuellement.
La GEPP permet à l’entreprise de :
- S’adapter aux évolutions des métiers et des compétences en adéquation avec l’environnement économiques, sociales, technologiques….
- Accompagner les collaborateurs dans leur parcours professionnel à travers des actions telles que la formation, la mobilité interne, etc.
- Affiner et cibler les recrutements sur la base d’un diagnostic minutieux des besoins réels
La GEPP, pourquoi ?
1. Pour l’entreprise
Une meilleure adaptation à l’environnement de l’entreprise
L’environnement de l’entreprise est en mutation continue (évolutions économiques, technologiques, sociales, réglementaires…). En mettant en place une stratégie de gestion des emplois et des parcours professionnels, l’entreprise se dote d’une photographie complète sur ses compétences et de ses besoins futurs et anticipe ainsi les fluctuations possibles de son effectif.
Grâce à une auto-analyse en interne (des métiers, des compétences, des recrutements, des départs et des mobilités) et en externe (des tendances du marché, des évolutions technologiques, du développement de produits et/ou services) l’entreprise anticipe les conséquences des imprévus et ajuste efficacement son capital humain pour répondre à ses besoins à l’avance.
Un levier de fidélisation et d’amélioration de marque employeur
Une GEPP de qualité s’accompagne souvent par une amélioration de la rétention du personnel. En effet, l’employeur qui valorise les compétences et offre les moyens de les développer, fidélise ses collaborateurs.
Les évolutions professionnelles proposées sont également un instrument efficace de fidélisation. En effet, stagner longtemps dans le même poste sans aucun développement de compétences, engendre souvent un « ennuie » au travail qui risque de pousser le collaborateur à le quitter.
Des perspectives d’évolution et de développement des compétences représentent un levier pour améliorer la marque employeur et un argument pertinent pour attirer les talents.
Un plan de développement des compétences
À l’instar d’une équipe sportive, les collaborateurs doivent suivre un entrainement (formation) continu pour qu’ils améliorent leurs compétences, occupent efficacement leur poste, et répondent ainsi au mieux aux besoins de l’entreprise.
La GEPP place la compétence aux cœurs des process RH, elle permet, en effet, de mesurer l’écart observé au niveau de la qualification et de développer et de mettre à jour cette dernière via des actions de formation ciblées. Le but est de doter l’entreprise des compétences nécessaires à son développement pour être compétitive face à la concurrence et d’entretenir l’employabilité du personnel.
2. Pour le collaborateur
Renouveler les compétences et préserver son employabilité
Dans un environnement marqué par une transformation rapide des métiers, la GEPP permet au collaborateur de maintenir et de mettre à jour ses compétences en tenant compte des évolutions économiques, organisationnelles et technologiques pour se préparer ainsi au métier de demain.
La GEPP garantit le taux d’employabilité du collaborateur sur le marché de travail et de conserver ses compétences pour remplir efficacement sa fonction actuelle.
Une gestion des emplois et des parcours professionnels de qualité permet également aux collaborateurs seniors de profiter d’une équité dans la mise en place et l’usage des nouveaux outils sans qu’ils soient stigmatisés par rapport à la jeune génération. L’âge restant le 3ème motif de discrimination au travail !
Valoriser le travail
La mise en place de perspectives d’évolution en termes de compétence et de fonction est une condition sine qua non pour exprimer de la reconnaissance et valoriser le travail du collaborateur. En effet, les opportunités de mobilité et d’évolution professionnelles permettent à l’employé de ressentir de la reconnaissance et de se projeter dans l’avenir de l’entreprise en lui garantissant une sécurité sur la pérennité de son entreprise et de son poste.
Le collaborateur profite également de la transparence sur les évolutions de l’entreprise pour s’impliquer dans ses projets. Cela le motive et l’encourage ainsi à surperformer.
Un accompagnement ciblé et personnalisé
Sur la base d’un diagnostic méticuleux, la GEPP offre un suivi individualisé à chaque collaborateur en adéquation avec ses besoins. Au lieu de bénéficier de formations « standards » dispensées sans discernement, la GEPP lui offre un développement personnalisé et adapté à ses spécificités.
Top 5 des attentes des collaborateurs par rapport à la GEPP
Comment optimiser sa stratégie GEPP ?
Les entreprises improvisent souvent dans la GEPP de façon opportuniste pour répondre à un besoin à un instant bien précis. Mais, en l’absence d’une stratégie érigée sur une analyse précise, la GEPP perd de son utilité.
Pour réussir sa stratégie GEPP, RH, managers et direction doivent travailler de concert en s’appuyant sur des outils efficaces.
1. Le référentiel de compétences pour cartographier l’existant
Le référentiel de compétences est un outil (souvent représenté sous forme de tableau) qui permet d’avoir une vue d’ensemble sur tous les savoirs (connaissances théoriques), les savoir-être (attitudes et compétences comportementales) ainsi que les savoir-faire (compétences techniques) de chaque collaborateur.
Pour optimiser l’usage de cet outil, il est nécessaire d’établir les degrés de compétences exigées par chaque poste. Il faut également détecter les compétences stratégiques ou rares chez les collaborateurs. Cela permet ainsi de faire converger les compétences partagées par les différents postes ou familles professionnelles et d’identifier les écarts de compétences.
L’élaboration d’un référentiel de compétences suit généralement 5 étapes :
- Déterminer les objectifs
- Identifier le périmètre (service, famille de poste…)
- Dresser l’inventaire des compétences
- Fixer les critères et les niveaux de compétence
- Élaborer le catalogue (le tableau ainsi que les rubriques dans lesquels vont s’inscrire les compétences)
2. La pyramide des âges, un moyen d’analyse prévisionnelle
La pyramide des âges est un outil important pour structurer la population de l’entreprise. En l’analysant soigneusement, les RH peuvent prévoir les besoins potentiels en matière de compétence.
La pyramide peut prendre plusieurs formes selon la population de l’entreprise, on distingue notamment 5 types dont l’interprétation diffère :
- Cylindre
Cette forme désigne une politique de recrutement régulier. L’entreprise dispose d’un équilibre entre les tranches d’âge qui permet de gérer facilement les entrées ainsi que les sorties des effectifs.
- Toupie
La forme toupie reflète un embauche massif conjoncturel. L’entreprise dispose d’un nombre assez élevé de collaborateurs qui permet de construire une politique de carrière. Toutefois, à long terme, l’entreprise doit prévoir un départ de la tranche la plus importante en termes d’effectif.
- Champignon
On observe dans ce cas un nombre élevé d’une tranche d’âge moyen. Cela est généralement dû à un recrutement important sur une courte période. L’entreprise peut procéder à un renouvellement en fonction des départs à la retraite. Mais, Il est conseillé de mettre en place une politique de transmission des savoirs pour éviter une perte massive en compétence.
- Poire écrasée
L’entreprise a interrompu les recrutements sur une longue période, cela augmente le risque de perte de compétences. Le recrutement d’un effectif jeune et inexpérimenté peut ralentir la production, néanmoins la poire écrasée permet de réduire la masse salariale du personnel, à un moment donné mais reste risqué à long termes.
- Sablier ou pelote de laine
Cette forme peut résulter d’une tentative de rééquilibrer la « Poire écrasée » à travers un recrutement massif. Elle peut cependant, causer des conflits intergénérationnels avec l’arrivée d’un nombre élevé de jeunes collaborateurs et un manque dans la tranche intermédiaire encadrante.
3. Les solutions de gestion RH
Pour une GEPP de qualité, la RH se doit de digitaliser sa gestion de carrière. En effet, les outils traditionnels ne permettent pas de visualiser et de centraliser les compétences de l’entreprise pour définir une stratégie et un plan personnalisé pour chaque collaborateur. Cela entrave la mise en place d’une stratégie efficace.
Les SIRH apportent une réelle aisance aux RH pour la mise en place de la GEPP. Ceux-ci offrent un panorama complet de toutes les compétences (comportementales et techniques) en facilitant l’accès à l’information. Ils offrent également des graphiques visuels pour épauler la RH dans sa GEPP (par exemple des pyramides d’âge).
Le SIRH est la pièce maitresse du service RH, il permet de faire converger les différents process RH (GEPP, formation, mobilité interne…), pour une meilleure gestion des carrières.
Pour le service RH
- Anticipation sur les emplois
- Élaboration d’une stratégie de remplacement
- Optimisation du parcours de mobilité sur la base de critères rationnels
- Élaboration des plans de succession
Pour le manager
- Affectation des collaborateurs à des plans de carrière avec un suivi personnalisé
- Pilotage des acquisitions et attribution du niveau approprié de compétences
- Ciblage précis des actions de formation
Pour le collaborateur
- Participation à la construction de son plan de carrière
- Personnalisation de son programme de développement
- Visibilité sur les perspectives d’évolution
- Entretenir son employabilité sur le marché de travail
Cadre légale et négociation IRP
La GEPP est obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins de 300 collaborateurs. Celle-ci doit être discutée au cours de l’entretien professionnel et négociée triennalement avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP).
La négociation triennale de la GEPP avec les IRP porte sur :
En France, l’État offre un appui aux entreprises dans leur démarche GEPP. Ces moyens sont regroupés dans un cadre intitulé « Appui aux Mutations Economiques ». Les employeurs peuvent bénéficier d’un soutien financier pour faire appel à des conseils externes spécialisés afin de cartographier les compétences et élaborer des plans d’action GEPP.
L’Etat a également fondé les Opérateurs de Compétences (OPCO) pour financer l’apprentissage et l’accompagnement des entreprises de moins de 50 collaborateurs afin qu’elles puissent identifier leurs besoins de formation.
Après avoir déposé son dossier à son OPCO, l’entreprise bénéficie d’une formation théorique dans un établissement de formation externe qui se complète par une formation pratique dans les locaux de l’entreprise.
Conclusion
Avec l’arrivée de la génération Z (dite génération nomade) sur le marché de travail, il devient indispensable pour les services RH de mettre en place des stratégies GEPP pour anticiper les besoins en compétences, améliorer la rétention et garantir l’épanouissement professionnel des jeunes talents.
