Table des matières
Aujourd’hui, les RH font face à un double défi : mener à bien la gestion du personnel et les tâches administratives liées (gérer, organiser et actualiser une multitude de données, préparer des contrats, élaborer des tableaux de bord, des rapports, des BSI, etc.), tout en assurant en parallèle, la gestion des carrières et des compétences, une bonne QVT, la gestion de la formation, le développement de la culture de l’entreprise…
A l’image d’un véritable chef d’orchestre, les RH se voient obligés de jongler et d’équilibrer le travail entre des tâches administratives fastidieuses sans plus-value et des missions stratégiques à forte valeur ajoutée. Les tâches chronophages l’emportent souvent et pèsent lourdement sur le service RH au point de freiner les missions stratégiques.
Selon le Baromètre 2020 des Editions Tissot, 73% des RH désireux de se consacrer à la qualité de vie au travail, à la formation ou encore à la gestion de carrière et des compétences, dédient la moitié de leur temps à des tâches administratives et répétitives à faible valeur ajoutée.
Les tâches administratives, dites « improductives », occupent la majorité du temps des RH d’une PME française. Soit 142 jours par année, souligne une étude menée par l’éditeur Sage. Ce temps, alloué à la gestion du personnel, coûte cher pour les entreprises françaises, soit 7 milliards d’euros en 2018.
Le travail des RH est de plus en plus lié à l’administratif et moins centrées sur l’humain ! Et bien que le service RH consacre la majorité de son temps aux tâches administratives, il ne parvient pas à les maîtriser efficacement.
Comment faciliter et automatiser la gestion du personnel grâce à un SIRH ? Et quelle est l’étendue de ce dernier ?
Le SIRH à la rescousse !
Il est vrai que la gestion du personnel consomme la majorité du temps des RH, or ce ne sont pas les tâches en elles-mêmes qui posent problème, mais la lenteur des processus manuels. Opter pour un SIRH devient alors une solution et une garantie indéniable pour gagner du temps et réduire les coûts !
Le Core RH, pour en finir avec le papier
Sécurisation, centralisation, dématérialisation, sont les maîtres-mots d’un Core RH. Avec ses nombreux avantages, il revêt aujourd’hui une place prépondérante dans la gestion du personnel des entreprises.
Le traitement et l’organisation de plusieurs informations donnent quotidiennement du fil à retordre dans la gestion du personnel. Ils empêchent également les RH de se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée.
Face à la multitude et la dispersion des informations, le logiciel Core RH permet, d’une part, la centralisation de toutes les données RH (CV, contrats, historique de formation, paie, historique des évaluations, etc.) et d’autre part, la dématérialisation des dossiers des collaborateurs.
Fini la recherche des informations éparpillées dans des tableaux Excel et des piles de papiers ! Le Core RH digitalise toutes les données et les centralise sur une seule et même solution RH. Cette base de données favorise la standardisation de l’information et facilite l’accès et la mise à jour de cette dernière.
L’entreprise se développe au cours du temps, le nombre des collaborateurs de différentes strates évolue et les informations se multiplient. Ceci risque, sur le long terme, d’impacter l’archivage et d’entrainer une perte des documents notamment les bulletins de paie. Ces derniers doivent être archivés pour une période de 5 ans, conformément à l’article L. 3243-4 du Code du travail. Il devient alors crucial pour l’entreprise d’adopter un SIRH.
En centralisant et compilant les données, le Core RH s’avère également utile. Celui-ci permet, en effet, d’élaborer des tableaux de bord basés sur une data plus fiable et pertinente.
Plus précise, plus dynamique et visuelle, l’élaboration des tableaux de bord prend une nouvelle tournure. Grâce au Core RH, il est possible de dresser automatiquement des tableaux de bords détaillés en éliminant les erreurs, la direction peut alors s’appuyer davantage sur ces tableaux pour la prise de décisions stratégiques.
Portail RH : un libre-service pour tous les employés
Le Portail RH donne aux managers, aux collaborateurs et la RH un accès à une multitude d’informations et de fonctionnalités.
Le portail ressources humaines permet entre autres d’offrir un libre-service permettant de répartir la charge de travail entre RH, manager et collaborateur et d’alléger ainsi le travail du service RH et d’offrir un véritable service performant aux collaborateurs de l’entreprise.
-
Le collaborateur
À partir du portail RH, les collaborateurs accèdent et modifient, en toute autonomie, leurs informations personnelles (selon un droit d’accès). Ils peuvent également télécharger ou consulter en ligne les documents partagés tels que le règlement interne ou l’annuaire des salariés et effectuer des demandes RH comme les demandes d’attestation ou des bulletins de salaire, et ce, sans avoir à sur-solliciter le service RH.
Cela diminue considérablement le temps alloué à la gestion du personnel permettant ainsi aux RH de se focaliser sur des missions à valeur ajoutée. -
Le manager
Le portail RH permet aux managers de consulter les dossiers de leurs équipes sans l’intermédiaire du service RH. En effet, ils disposent d’un accès direct aux compétences, aux évaluations annuelles ou encore à l’historique de formation des collaborateurs pour piloter facilement leurs équipes.
Cela facilite le travail des RH qui, en l’absence d’un SIRH, doivent collecter et centraliser les dossiers en versions papier et numérique pour répondre à la demande d’un manager. -
Le Service RH
En décentralisant les tâches RH vers les managers et les collaborateurs, comme la saisie des informations personnelles. les RH se déchargent d’une grande quantité de travail et peuvent réorienter leur quotidien vers des taches de développement RH.Le portail RH apporte, en effet, une vraie modernité en réduisant le temps alloué à l’actualisation des dossiers des collaborateurs.
La RH n’aura plus à envoyer plusieurs mails au personnel pour actualiser des données comme les RIB ou les adresses. Les collaborateurs prennent la main pour gérer leurs informations garantissant une mise à jour continue et une fiabilité des données.
Automatisation de la gestion du personnel
A chaque recrutement, les formalités administratives (élaboration des contrats, des avenants, DPEA…) et les process d’onboarding et d’offbording consomment énormément de ressources.
On compte environ 10 étapes et une demi-heure pour rédiger un seul contrat !
L’automatisation, l’atout majeur d’un SIRH, est la réponse à ce calvaire ! Ce dernier couvre tout le processus administratif, de la préparation des contrats, à la signature, jusqu’à l’onbording et l’offboarding.
La génération et la signature automatique des documents libèrent la nouvelle recrue et les RH de la lourdeur administrative et fluidifient le process de recrutement.
Au-delà des procédures d’embauche, un logiciel d’administration du personnel offre la possibilité de planifier, de confectionner un programme personnalisé d’onboarding et de offboarding et de surveiller l’avancement, ce qui offre confort pour le service RH et donne le sentiment au nouvel arrivant de bénéficier du meilleur programme de onboarding.
Un reporting de qualité
Collecter des données, rédiger, ajouter des graphiques, vérifier les erreurs… l’élaboration des rapports et des bilans comme le BSI, BS, BDES est loin d’être une tâche facile ! Les données RH sont très nombreuses et sans outils adéquats, leur traitement devient un vrai challenge. C’est pourquoi les entreprises s’appuient de plus en plus sur les SIRH pour fluidifier et accélérer la mise en place des documents périodiques dont la préparation manuelle peut s’étaler sur plusieurs semaines.
-
Reporting RH
En adoptant un SIRH, toutes les données relatives à l’absentéisme, le taux d’embauche, le turnover, la masse salariale… sont centralisées et accessibles à portée de clic ! L’élaboration des rapports n’a jamais été aussi facile, le logiciel de reporting RH collecte et analyse toutes les données pour dresser des rapports détaillés. Cela représente un gain de productivité indéniable pour le service RH. Ce dernier n’a plus à parcourir plusieurs supports à la recherche des informations ou à rédiger le contenu du rapport. La direction profite également de la qualité des rapports pour décider le cas échéant.
-
BSI
Un autre défi face auquel font face les RH est l’élaboration annuelle des bilans sociaux individuels. Véritable support de communication et de valorisation, ceux-ci contiennent les rémunérations et les avantages octroyés aux collaborateurs sur toute une année. Un SIRH collecte et actualise automatiquement, les informations nécessaires pour les BSI. Les RH ont également la possibilité de personnaliser le contenu du BSI selon le profil du collaborateur. Ils peuvent aussi y inclure des vidéos et des infographies.
-
BDES
Pour respecter les exigences légales, les RH sont appelées à alimenter et à actualiser continuellement la BDES. Or, cette tâche régulière consomme beaucoup de temps, freinant l’activité du service. L’entreprise peut alors opter pour un logiciel RH, permettant ainsi de remplir automatiquement le BDES en toute sécurité et de surveiller le taux de remplissage des indicateurs et le respect des normes légales.
-
BS
Il est obligatoire pour les entreprises de 300 collaborateurs d’apporter annuellement, dans un BS, une vue d’ensemble sur le personnel. Conditions de travail, rémunérations, formation…les RH croulent littéralement sous les informations qui proviennent de toute part !
Afin d’aider le service RH dans cette mission, les solutions RH proposent des fonctionnalités qui facilitent. Ceux-ci collectent automatiquement les données et génèrent votre bilan social en combinant tableaux et graphiques tout en respectant les exigences légales.
Conclusion
