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Il y a parfois confusion entre la gestion administrative du personnel et la gestion des ressources humaines. Il s’agit pourtant de deux concepts intrinsèquement différents, impliquant des actions RH distinctes.
La gestion des ressources humaines est un domaine professionnel dédié à la mise en place de stratégies visant à promouvoir l’écoute, la communication et le bien-être des collaborateurs. Celle-ci se concentre sur l’amélioration de la productivité des collaborateurs, contribuant ainsi de manière significative à la performance globale de l’entreprise.
En revanche, la gestion administrative du personnel se consacre principalement aux tâches administratives indispensables à la gestion des ressources humaines. Elle sert de moyen pour faciliter le fonctionnement des RH, qui représentent la finalité de l’ensemble du processus.
Il est donc essentiel d’intégrer que la gestion administrative du personnel est un composant essentiel du vaste domaine des ressources humaines, qui lui, s’efforce de placer l’épanouissement et le rendement des employés au cœur des préoccupations pour contribuer au succès de l’entreprise.
Les différentes facettes de la gestion administrative
La gestion administrative du personnel englobe divers aspects essentiels au bon fonctionnement d’une organisation. Ces aspects comprennent :
- L’exécution rigoureuse des tâches administratives et légales dans le respect des délais impartis
- La création de valeur à travers chaque collaborateur, en favorisant leur épanouissement professionnel
- La supervision attentive des données relatives à la gestion du temps, y compris les absences, les congés, les arrêts maladie, et autres périodes d’indisponibilité
- La gestion des enjeux liés aux études sociales, fiscales, et juridiques, pour garantir la conformité légale et le bien-être des employés
- L’établissement et le suivi des contrats de travail, ainsi que la gestion des avenants pour les employés
- La surveillance active des programmes de formation continue, ainsi que le suivi de toutes les procédures administratives connexes
- La tenue ordonnée des dossiers individuels, comprenant les CV, les diplômes, les Règlements d’Ordre Intérieur (ROB), et autres documents réglementaires
- Le calcul précis des salaires, en garantissant la rémunération convenue pour chaque employé
La gestion administrative du personnel requiert une approche professionnelle et méthodique pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur et le bien-être des employés, contribuant ainsi à la réussite globale de l’entreprise.
Gestion des temps et des activités
Le contrat établi entre l’entreprise et l’employé implique des responsabilités pour les deux parties. D’une part, le collaborateur est tenu de se conformer aux heures de travail spécifiées dans son contrat et d’autre part, l’entreprise a la responsabilité de veiller à ce respect, notamment en surveillant les horaires d’entrée et de sortie, ainsi que le taux d’absentéisme.
Parallèlement, l’entreprise doit également respecter des obligations légales, telles que le respect des durées de travail réglementaires, ainsi que l’octroi de pauses obligatoires conformément à la loi. Cette double obligation contractuelle et légale assure le bon déroulement de la relation de travail et la conformité aux règles en vigueur.
Gestion des salaires et des avantages
En collaboration étroite avec son gestionnaire de la paie, l’entreprise s’engage à effectuer la rémunération de ses employés en respectant scrupuleusement ses obligations légales et contractuelles. En effet, l’entreprise doit assurer la remise des fiches de paie aux employés, la mise à disposition des tickets restaurants -si cela est prévu dans sa politique- et, bien entendu, procéder au versement ponctuel des salaires.
Gestion des documents et des dossiers employés
Dans le cadre de la gestion administrative, il convient également d’accorder une attention particulière à la gestion des documents et des dossiers des collaborateurs, depuis leur intégration au sein de l’organisation jusqu’à leur départ.
Le dossier du collaborateur constitue un référentiel essentiel, regroupant toutes les informations relatives à son identité. De plus, il sert de repository pour l’ensemble des documents pertinents liés à son emploi au sein de l’entreprise. Il englobe notamment des éléments tels que :
- Les résultats des évaluations
- Les justificatifs des interactions avec les organismes sociaux
- Les comptes rendus d’entretiens hebdomadaires
- Les documents de candidature
- Les détails relatifs aux modalités d’embauche et de rémunération
- Le contrat de travail, entre autres
La gestion efficace de ce dossiers est cruciale pour garantir la conformité légale et la traçabilité des informations, tout en facilitant la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.
Les outils pour une gestion administrative efficace
La gestion administrative, en raison de sa complexité et des constantes évolutions réglementaires, peut représenter des défis pour les professionnels RH. Les erreurs humaines et les écarts par rapport au Code du Travail sont des risques inhérents à ce domaine. C’est pourquoi, il est préférable de recourir à des solutions capables de gérer efficacement l’administration du personnel.
Pourquoi une telle démarche ? En premier lieu, elle offre un gain de temps considérable. Au-delà de la simple exécution de tâches administratives, ces outils permettent une automatisation poussée, réduisant ainsi le risque d’erreurs humaines. Grâce aux solutions de gestion administrative, il est désormais possible de diviser par deux le temps consacré à la création de plannings, de suivre en temps réel les heures de travail des collaborateurs, de détecter les retards et les absences, de calculer les heures supplémentaires, et d’exporter les données de paie en quelques clics. De plus, il est possible de connecter votre logiciel de paie à la solution HRMAPS pour une gestion encore plus fluide.
Deuxièmement, l’avantage de la centralisation des informations est indéniable. Elle garantit un accès sécurisé et illimité aux données quels que soient le lieu et le moment.
Troisièmement, et non des moindres, il y a l’impact environnemental positif. La digitalisation de la gestion administrative supprime la nécessité de documents papier, contribuant ainsi à réduire l’empreinte environnementale tout en favorisant une gestion plus efficace des ressources de l’entreprise.
Les logiciels de gestion des ressources humaines (SIRH)
Quelles sont aujourd’hui les solutions qui permettent une gestion efficace des ressources humaines ? Les Systèmes d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) se révèlent être une réponse incontournable. Les SIRH représentent une approche intégrant à la fois les aspects humains et logistiques, grâce à un ensemble de logiciels modulables et flexibles qui simplifient l’automatisation des tâches et missions relevant de la responsabilité du service des ressources humaines.
Ces systèmes offrent un éventail de fonctionnalités permettant la gestion optimisée des processus administratifs liés au personnel, contribuant ainsi à une meilleure organisation des ressources humaines au sein de l’entreprise.
Les solutions de gestion des temps et des activités
Pour gagner du temps dans la gestion du temps de travail, il est préférable de mettre en place un modèle de feuille de temps, pouvant calculer les horaires de travail. Cependant, il est important de noter que cet outil traditionnel peut rapidement devenir chronophage. En effet, il exige que chaque collaborateur mette régulièrement à jour sa feuille de temps, ce qui représente une charge de travail supplémentaire pour eux. En parallèle, le RH se retrouve dans l’obligation de centraliser l’ensemble de ces informations.
C’est pourquoi, il est recommandé d’opter pour un logiciel de gestion et de suivi des temps de travail. Grâce à cet outil, il est possible de gérer efficacement les temps de travail des collaborateurs sans compromettre celui des RH.
Les plateformes de gestion documentaire
La recherche d’un document peut s’avérer dix fois plus coûteuse que sa production. En l’absence de directives claires, il existe un risque que chaque individu adopte sa propre méthode de gestion documentaire. Dans cette perspective, l’absence de procédures de classement et d’archivage préalablement établies peut engendrer une perte de temps considérable, car le collaborateur suivant doit décrypter la logique de son prédécesseur.
Chaque intervenant peut alors apporter sa propre touche personnelle, créant ainsi une multitude de protocoles fastidieux et souvent contre-productifs. C’est pourquoi, quelle que soit l’activité de l’entreprise, l’adoption d’un logiciel de gestion documentaire se révèle essentielle pour garantir une organisation optimale et efficace de l’information.
Comment choisir les outils adaptés ?
Le choix du logiciel de gestion administrative du personnel parmi la multitude de solutions disponibles peut s’avérer une tâche complexe, surtout lorsque le département RH s’engage dans une démarche de digitalisation de ces opérations. L’outil sélectionné doit réunir plusieurs qualités essentielles, à savoir la fiabilité, la fluidité, l’optimisation de la gestion des ressources humaines et la sécurité dans le traitement des données sensibles des collaborateurs.
Face à cette diversité de logiciels prétendant remplir ces critères, comment effectuer le choix le plus approprié ?
La première étape consiste à définir clairement ses propres besoins et objectifs, afin d’orienter le processus de sélection.
Ensuite, il est nécessaire d’évaluer les fonctionnalités offertes par chaque solution potentielle.
Enfin, il convient de prendre en considération le coût du logiciel et de le mettre en perspective avec le budget disponible. Cette démarche réfléchie permettra de faire un choix éclairé pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion administrative du personnel.
Identification des besoins et des objectifs
Bien évidemment, la définition des besoins et des objectifs organisationnels liés à l’implémentation d’un logiciel de gestion administrative doit être le fruit d’une collaboration entre les gestionnaires et la Direction de l’entreprise. Il est également essentiel d’impliquer le service informatique, dont l’expertise est précieuse pour fournir des conseils pertinents dans le choix de la solution.
Par ailleurs, il peut être judicieux de solliciter l’avis des collaborateurs car leur contribution peut se révéler également utile pour une adoption en douceur de l’outil. Dans l’ensemble, l’implication de l’ensemble de ces acteurs dans le processus décisionnel contribuera à obtenir une adhésion plus forte au moment de l’introduction de l’outil de gestion administrative.
Évaluation des fonctionnalités et de l’ergonomie
Dans le cadre de l’évaluation des fonctionnalités et de l’ergonomie d’un système de gestion administrative du personnel, il est essentiel de prendre en compte plusieurs éléments clés. Tout d’abord, il convient de définir les fonctionnalités souhaitées, parmi lesquelles on peut inclure la création de rapports personnalisés. De plus, il est impératif de considérer les critères d’ergonomie, tels que la facilité d’utilisation, la convivialité de l’interface utilisateur, ainsi que la possibilité de personnalisation, parmi d’autres. Cette évaluation détaillée permettra de choisir un système qui répondra au mieux aux besoins de l’entreprise en matière de gestion administrative du personnel.
Considération du coût et du retour sur investissement
Pour prendre une décision lors du choix d’un système de gestion administrative du personnel, il est indispensable de considérer deux aspects majeurs : le coût du logiciel et son retour sur investissement (ROI). Avant de sélectionner la solution appropriée, il est primordial d’effectuer une étude approfondie pour évaluer ces aspects. Cette analyse financière contribue à garantir que l’investissement est judicieux et rentable pour l’entreprise.
HRMAPS, la solution RH la plus complète
En conclusion, en ce 21ème siècle, les RH ont grandement besoin d’un outil de pilotage RH efficace. Il est impératif que les acteurs RH puissent s’appuyer sur des données actualisées en temps réel, tout en minimisant le temps consacré à l’alimentation de cet outil. En effet, chaque minute passée à renseigner l’outil représente un temps précieux qui pourrait être investi de manière plus stratégique, que ce soit dans la fidélisation des collaborateurs, le recrutement de talents, l’élaboration d’un plan de formation, l’analyse des compétences disponibles au sein de l’entreprise, et bien d’autres tâches essentielles.
Ainsi, l’outil RH incite de manière indirecte tous les membres de l’entreprise à contribuer à son alimentation, créant ainsi un environnement dynamique et interactif. Les données centralisées se transforment ainsi en tableaux de bord exploitables par les ressources humaines, favorisant une prise de décision éclairée et stratégique.
Un SIRH qui s’adapte à vos besoins
L’un des avantages significatifs d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) dédié à la gestion administrative du personnel réside dans sa capacité à s’ajuster aux besoins organisationnels de manière proactive. Ce SIRH n’est pas statique, bien au contraire, il fait l’objet de mises à jour régulières pour garantir sa pertinence. De plus, il se montre réceptif aux retours et aux suggestions émanant de ses partenaires et clients.
Un logiciel RH qui évolue avec votre entreprise
Le logiciel de gestion du personnel joue un rôle prépondérant, non seulement pour l’entreprise, mais également pour les collaborateurs, en contribuant à la modernisation de la fonction RH. Cette modernisation vise à renforcer le capital managérial et à optimiser la gestion du capital humain de l’organisation. En parallèle, l’amélioration de la gestion de l’ensemble des processus RH a un impact positif sur la marque employeur de l’entreprise.
Ce logiciel facilite la fluidité et la centralisation des échanges entre le service RH et les collaborateurs. Il favorise le partage de données et permet aux collaborateurs de devenir des acteurs actifs dans la gestion de ces processus. Ils ont accès à de nombreuses informations en ligne via un portail collaborateur, réduisant ainsi leur dépendance vis-à-vis de l’équipe RH. L’expérience du collaborateur est ainsi considérablement enrichie et améliorée.
