BLUE PAPER, entreprise basée à Strasbourg, est spécialisée dans la fabrication des bobines de papier brun 100% recyclé pour la production de carton ondulé. L’entreprise compte 168 salariés en CDI.
Décidée à transformer la fonction RH et à gagner en efficacité, BLUE PAPER s’est mise en quête de solutions RH fiables, capables de soulager le service RH de la gestion administrative quotidienne et d’accompagner le management des talents.
Le service RH est composé uniquement de 2 personnes. Le but de cette digitalisation est de gagner en efficacité pour pouvoir se conformer à toutes les obligations réglementaires = avec 2 personnes, un vrai défi à relever !
1. Dans quel contexte a émergé le projet de digitalisation RH ?
Tout d’abord, afin de gagner en efficacité et fiabilité, la première étape était d’externaliser la paie. Ce qui a permis non seulement de supprimer cette tâche chronophage consommatrice de temps, et en plus de sécuriser le process paie.
Ensuite, la deuxième étape était de gagner du temps dans la gestion des entretiens obligatoires et des formations. BLUE PAPER a, de plus en plus, d’accords avec les partenaires sociaux et applique des processus d’entretien spécifiques, tels que les entretiens liés au télétravail et les différents entretiens en période probatoire pour accompagner les nouveaux embauchés et les collaborateurs en mobilité interne.
La digitalisation permet de standardiser et fluidifier la gestion des entretiens et des formations, un gain en efficacité considérable pour les RH. Cela permet aussi à tous les collaborateurs d’être traités équitablement selon le même processus.
Autre spécificité, BLUE PAPER détient plusieurs certifications en management et notamment en management des talents.
Le service RH se doit de fournir des justificatifs en cas de contrôle, comme pour les entretiens et les formations obligatoires. La digitalisation permet d’accéder rapidement aux historiques et aux justificatifs et d’être proactif en cas de contrôle certificateur.
En tant qu’industriel, BLUE PAPER applique le travail posté et a des besoins spécifiques en termes de gestion RH.
La gestion administrative « sur papier » est complexe pour une entreprise qui travaille en 5*8. La dématérialisation de la tracasserie administrative était nécessaire pour éviter les pertes, les erreurs et les oublis, et pour permettre d’accéder facilement à l’information, centraliser et sécuriser les documents RH.
L’objectif de la digitalisation RH était de réduire la charge de travail administrative pour que le service RH puisse exercer son cœur de métier : le développement RH.
2. Comment s’est passée la mise en place du SIRH HRMAPS ?
Nous avons décidé de mettre en place HRMAPS par étape pour que le service RH arrive à maitriser un module après l’autre et que les collaborateurs aient le temps de s’adapter à ce changement.
La priorité était le module d’évaluation compte tenu de son aspect réglementaire, suite à l’apparition de la loi du 5 mars 2014. La digitalisation des évaluations était indispensable afin de réduire les tâches chronophages et répétitives, et pour une meilleure planification des ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs stratégiques.
Nous avons par la suite déployé le module formation. La couverture fonctionnelle du module formation de HRMAPS étant très large, nous avons préféré le mettre en place graduellement sur deux ans. La première année, nous avons fait les plans
des formations sous Excel puis nous avons préparé les sessions et organisé les formations dans HRMAPS, et c’est à la deuxième année que nous avons tout géré dans HRMAPS, y compris les PDC. Aujourd’hui, nous utilisons 85% des capacités de ce module.
Le besoin est vite apparu pour mettre en place le module recrutement et la gestion contractuelle, plusieurs recrutements étaient planifiés pour début d’année et il fallait obligatoirement digitaliser le process. Nous avons effectivement recruté 21 CDI au 1er semestre 2023.
3. Comment avez-vous communiqué en interne lors de la mise en place HRMAPS ?
En réalité, il était important pour nous, d’impliquer les cadres dans le processus de prise en main de HRMAPS. Nous avons présenté en détail les fonctionnalités de la solution et son impact sur nos processus RH à notre Comité de Direction puis aux partenaires sociaux.
Ensuite, nous avons mis l’accent sur le rôle crucial de l’encadrement de terrain dans l’accompagnement des collaborateurs dans l’utilisation de HRMAPS. Puis, nous les avons encouragés à les guider tout au long de la transition vers la digitalisation. Leur leadership était essentiel pour aider les collaborateurs à se familiariser avec l’utilisation de HRMAPS.
BLUE PAPER organise tous les 2 ans des journées de sécurité et prévention, nous avons profité de ces journées pour présenter en détail les différents modules choisis. Cela a permis de créer un moment d’échanges, de lever les éventuelles interrogations et de susciter l’engouement autour de ce projet.
Nous maintenons une communication régulière tout au long du processus de digitalisation,et à la rentrée prochaine une alternante RH sera en charge d’accélérer l’information et la formation des utilisateurs.
4. Avez-vous détecté des freins internes en passant à la dématérialisation ?
Le principal frein rencontré était humain, à savoir que cette transformation était un peu compliquée pour certains collaborateurs.
Pour les jeunes générations, à l’affût des solutions digitales, l’utilisation des outils informatiques est native et ils ont facilement adopté HRMAPS. Par ailleurs, les autres générations ne sont pas forcément à l’aise avec le digital. Ainsi, le service RH et les managers les ont accompagnés pour la prise en main de HRMAPS.
Il ne faut pas oublier que la pandémie du COVID-19 nous a permis d’accélérer la dématérialisation des processus RH et surmonter la peur du digital. Les mentalités et les comportements ont radicalement changé. Nous avons par exemple, remplacé les tickets restaurant en papier par des Tickets Restaurant dématérialisés sans aucune réticence des équipes.
Par conséquent, l’intégration de HRMAPS a été accueillie favorablement par les partenaires sociaux, qui ont rapidement compris l’apport d’une telle transformation.
Leur soutien a été un élément clé pour faciliter la mise en œuvre de la solution digitale et garantir une gestion RH plus efficace et harmonieuse et ainsi, créer un environnement propice au développement des talents, à l’amélioration des relations de travail et à l’épanouissement professionnel des collaborateurs.
5. Pouvez-vous citer les bénéfices de la mise en place de HRMAPS ?
La gestion des évaluations et de la formation
La mise en place de HRMAPS nous a permis de garantir la conformité réglementaire liée aux entretiens et aux formations et de simplifier leur suivi.
Nous devions par exemple faire le suivi des réalisations des entretiens annuels, professionnels et des bilans à 6 ans depuis Excel ainsi que les formations obligatoires et les habilitations. En effet, nous avions un fort risque d’erreurs et d’oublis, sans compter le temps consacré à suivre ces tâches.
HRMAPS nous a permis de mettre en place un processus de recrutement structuré et reproductible, de réduire les efforts et les coûts de sélection et d’accélérer les délais de traitement des candidatures et d‘améliorer considérablement notre efficacité, tout simplement !
Le portail RH
Un deuxième bénéfice à mettre en avant concerne la transformation des services offerts par le département RH. En effet, autrefois, les collaborateurs devaient se déplacer en personne pour effectuer des demandes telles que les attestations de travail, ou rédiger des mails sans savoir s’il y avait un suivi.
En réalité, depuis la mise en œuvre de HRMAPS, ce processus est devenu plus fluide et plus rapide. Ainsi, les employés ne sont plus tenus de se déplacer physiquement. Il leur suffit de formuler directement et en toute autonomie leurs demandes depuis le Portail RH.
Résultat : gain de temps pour les émissions et les traitements des demandes RH et une meilleure efficacité dans nos missions RH quotidiennes
La gestion du recrutement
Ensuite, un autre aspect important à mettre en évidence, c’est la digitalisation des processus de recrutement. En effet, avec le volume d’embauches prévues, il nous était crucial de standardiser et d’accélérer les processus.
Objectif : recruter la bonne personne en un minimum de temps, tout en maintenant la qualité des recrutements.
En utilisant HRMAPS, nous avons pu optimiser chaque étape du processus, de la diffusion des offres d’emploi à la présélection des candidats. Parmi les fonctionnalités phares que nous utilisons :
- La multidiffusion des offres d’emploi sur notre page carrières et les sites d’emploi
- L’ATS pour la centralisation et le traitement des candidatures
Avec HRMAPS, la planification est devenue plus simple ! En effet, la solution est adaptée à nos besoins et nous a permis d’améliorer nos capacités d’anticipation, d’adaptation et de développement des compétences de manière opérationnelle.
Pour aller un peu plus dans le détail, HRMAPS permet la planification anticipée des évaluations, l’optimisation des plans de formation en phase avec les besoins des collaborateurs et la stratégie de BLUE PAPER et le pilotage des budgets et des financements , tout en conciliant les problématiques métier et les exigences opérationnelles.
6. Comment se passent désormais vos processus contractuels ?
L’élaboration des contrats, la préparation de la DPAE, l’impression, et les signatures, … étaient chronophages et énergivores. Le process contractuel RH prenait énormément de temps et impliquait plusieurs étapes complexes :
Des allers-retours avec les parties concernées : les contrats devaient être physiquement transmis aux différentes parties impliquées.
Une documentation détaillée : selon le type d’embauche les contrats de travail sont accompagnés de différents documents annexes.
En effet, si les parties sont éloignées géographiquement ou le candidat sélectionné travaille encore en horaires décalés, il peut être difficile de trouver un créneau horaire commun pour signer le contrat de travail. Dans ces cas, ce dernier était envoyé par voie postale ce qui entrainait des lenteurs avec un risque potentiel de perte du candidat selectionné en fin de processus.
Depuis la mise en place de HRMAPS, et à partir du moment où le candidat est sélectionné, en 30 minutes le dossier candidat est prêt. Grâce à la génération automatique des contrats et des avenants, nous avons réussi à fluidifier la gestion contractuelle.
Restait un point problématique malgré l’automatisation du processus de recrutement, la signature des contrats pouvait être complexe.
De ce fait, si les parties sont éloignées géographiquement, il peut être difficile, voire impossible, de se réunir pour signer le contrat.
Dans ce cas, le contrat pouvait être envoyé par voie postale ce qui entraînait des longueurs et donc des risques de retard. Nous avons donc décidé d’associer la signature électronique à nos process contractuels et d’opter pour PRIMOBOX étant donné son intégration avec HRMAPS.
La célérité des outils HRMAPS et PRIMOBOX nous permet d’être réactifs, d’accélérer les démarches et d’alléger le processus administratif d’embauche.
7. Pourquoi vous avez choisi HRMAPS, quel(s) critère(s) de choix ?
SIRH à la carte
L’aspect modulaire de HRMAPS nous a attirés, le fait de ne pas devoir mettre à plat tous les processus existants et de ne pas bousculer totalement les habitudes de notre service RH.
Nous avons décidé de fonctionner par pallier et d’intégrer les fonctionnalités les unes après les autres. Nous avons priorisé les processus à digitaliser et nous avons sélectionné à la carte les fonctionnalités suivant nos besoins.Catalogue fonctionnel étendu
La profondeur fonctionnelle était aussi l’un des critères de choix. En effet, les modules proposés par HRMAPS sont complets et répondent à la majorité de nos besoins spécifiques. Cela nous a permis d’éviter le recours à des logiciels ou des solutions supplémentaires.
8. Les obstacles rencontrés lors de la mise en place de HRMAPS
Nous avons sous-estimé le temps interne à mobiliser pour le projet de déploiement. Entre le paramétrage, les phases de test, la mise en prod et la formation… la mise en place de HRMAPS a duré plus longtemps que prévu. Nous avons effectivement constaté bien des fois, des dérapages dans les étapes projet, faute de temps et avons rapidement réalisé qu’une implication pro-active de notre part était nécessaire pour la réussite du projet.
9. Quels sont les points forts de HRMAPS ?
Customer Succes Management
Sans aucun doute, le service « Customer Succes Management ». Des réunions régulières, des ateliers de cadrage et des interventions en présentiel sont organisés périodiquement. Ensuite, les acteurs HRMAPS analysent nos processus mis en place et nos besoins futurs et nous accompagnent pour une utilisation optimale de la solution pour tirer le meilleur parti de HRMAPS.
Évolution constante du produit
Le service R&D ainsi que le service support clients sont toujours à l’écoute de nos retours et de nos demandes.
HRMAPS n’est pas un système fermé qui s’impose aux services et processus RH, même si comme tout système informatique, il convient parfois de faire évoluer les processus pour s’adapter au logiciel, cela reste toutefois mesuré avec HRMAPS.
Ils prennent en compte notre expérience utilisateur pour améliorer et étendre le fonctionnel du logiciel.
En outre, l’équipe HRMAPS suit de près les évolutions du marché. En effet, elle reste à l’affût des dernières tendances, des technologies émergentes et des meilleures pratiques. Cela lui permet effectivement de rester en avance sur le marché et d’intégrer des fonctionnalités pertinentes et innovantes dans le SIRH.
10. Quelles sont les améliorations que vous pourriez proposer ?
Le support clients uniquement par système de ticketing en ligne.
Certes, le support est réactif et les délais de réponse n’en sont pas exagérés, il nous est parfois difficile de transmettre de manière précise et détaillée toutes les informations nécessaires sans entrer en contact direct et sans échange de vive voix avec une personne du support, surtout lorsque la demande est critique. Nous aurions aimé une ligne téléphonique dédiée au support, mais comprenons que la gestion de cette dernière peut être compliquée.
Est-ce que vous recommanderiez HRMAPS ?
Le SIRH offre une multitude d’avantages et de fonctionnalités qui facilitent la gestion des ressources humaines au quotidien.
Facile et agréable à utiliser, HRMAPS nous permet d’optimiser les processus, de gagner un temps précieux avec les tâches chronophages, d’améliorer la productivité, et de favoriser la collaboration au sein de BLUE PAPER. Par conséquent, nous avons un bon retour sur investissement.
Je recommande donc HRMAPS à toutes les RH qui souhaitent tirer parti des avantages de la digitalisation.
Céline CONENNA, RRH de BLUE PAPER